|
مديريت زمان در تجارت
اگر بخواهيم به يك مشكل مشترك در تمامي
تجارتها اشارهكنيم بايد مسالهي مديريت
زمان بهعنوان نخستين گزينه، موردتوجه قرارگيرد
به زبان ديگر زمان در عين آنكه
ميتواند بهترين ياور ما در تجارت باشد، به
همان نسبت ميتواند بزرگترين دشمن نيز
محسوبگردد. وجود مديريت زمان محور اساسي يك
روز كاري است. درحاليكه عملياتهاي
بزرگ منابع مختلف، اعم از انساني و غيره را در
اختيار دارند، ما ميتوانيم متدهاي
مختلفي را براي شروع يك كار برنامهريزي كنيم،
ولي در يك تجارت كوچك كه ما داراي
منابع و كاركنان اندك ميباشيم راهي جز اين
وجودندارد كه افراد با بالابردن تمركز
خود به ادارهي كليه امور از كارهاي روزمره تا
استراتژيك و مهم بپردازند. در اينجا
از شما دعوت ميكنم تا بهجاي خواندن يك كتاب
جديد براي رفع مشكلات زمان به ده نكته
اساسي در مديريت زمان توجهفرماييد:
1-
يك فهرست
قانونمند و واضح از كارهاي روزمره تنظيم
نماييد. شما ميتوانيد در اولين ساعات
روز، يا شب قبل، يك ليست از كارهايي كه درطول
يك روز مايل به انجامش هستيد تهيه
نماييد و بر اساس يك سيستم مثلا الفبايي كارها
را اولويتبندي كنيد. مثلا شما
ميتوانيد حرف لاتين A
را براي كارهاي با اولويت بالا، و حرفB
را براي كارهاي
روزمره، و حرف
C
را براي اموري كه براي انجام آنها نيازمند اتمام
كارهاي A
و B
ميباشيد انتخاب كنيد. يعني به زبان ديگر
كارهايي كه فورا بايد به آنها رسيدگي شود
تحتعنوان
A
و كارهايي كه كارهاي ضروري بوده ولي انجام سريع
آنها لازمنيست،
تحتعنوان كارهاي B
يادداشت شوند، و كارهاي
C
براي كارهاي با اولويت كمتر كه
لازماست بعد از اتمام كارهاي رديف
A
و
B
انجامشود در نظر بگيريد.
2- به اولويتهاي A،
B
و
C
در انجام كارها توجه نماييد. توجه به اين نكته
ضرورياست كه نه تنها تنظيم كارها بر اساس
اولويتهاي
A
و
B
و C
لازماست بلكه عمل
به وضعيت اولويتها نيز مساله ديگري است كه
بايد به آن توجه وافر داشت. عمل به اين
نكته باعث ميگردد كه شما در برنامهريزي زماني
خود بيشتر به حقايق
نزديكباشيد.
3-
همگروهسازي
فعاليتها. با استفاده از اين روش شما
قادر خواهيدبود كه با توجه به فعاليتهاي طبقه
A
،
B
و يا C
فعاليتهاي همگون را
با يكديگر همگروه نموده ودر يك زمان خاص به
انجام آنها بپردازيد. مثلا شما
ميتوانيد فعاليتهاي تلفني خود را اعم از
اينكه مربوط به طبقه
A
يا B
باشد، در يك
ساعت مشخص انجامدهيد تا لازمنباشد كه از يك
نوع فعاليت به فعاليت ديگر پريده و
سپس به فعاليتي از نوع ديگر بازگرديد، و
همانطوركه گفتهشد شما ميتوانيد مثلا
فعاليتهاي تلفني را در يك ساعت خاص، جلسات را
در ساعاتي ديگر، و قرارهاي ملاقات
برون سازماني را در ساعاتي ديگر انجام دهيد.
4- درصورتيكه بچهدار
هستيد بچهها را جزيي از فعاليتهاي روزمره و
تجارت خود در نظر بگيريد. بهجاي
آنكه به بچهها بهعنوان بمبهايي نگاهكنيد
كه هرلحظه قادر به قطعكردن رشتهي
كاري شما ميباشند به شما توصيه ميكنيم كه
برنامههاي كاري خود را با درنظر گرفتن
وجود آنها نيز ادامه دهيد. اگرچه بر اساس
تجربه ميدانم كه اين كار، كار آساني
نيست اما شما ميتوانيد تجارت و بچههاي خود
را در آن واحد در يك روز سازماندهي
نماييد .
5-
بهرهگيري
از امتيازات تكنولوژي. تكنولوژي نوين، امروزه
داراي قابليتهاي بسيار زيادي ميباشد كه
ميتواند در برنامهريزي زمان و استفاده
بهينه از زمان به شما ياريرساند. از اين قبيل
ميتوان به يادآوري كنندههاي
ديجيتالي و يا تايمرها نيز اشاره نمود. در
رابطه با تايمرها مثلا شما ميتوانيد
آنها را براساس دورههاي 15 دقيقهاي
تقسيمنموده، تا هر 15 دقيقه يكبار با چند
سيگنال، گذشتن 15 دقيقه از زمان را به شما
اطلاعدهند و بهاين ترتيب شما بهتر به
گذشت زمان توجه ميكنيد.
6-
براساس
تواناييهاي خود عملنماييد. آيا
شما يك فرد سحرخيز هستيد؟ اگر اينچنين است
سعينماييد تا فعاليتهاي خلاق خود را
مثل نوشتن بروشور يا برنامهريزيهاي تجاري،
صبحها انجامدهيد و سعينماييد
كارهايي را كه نياز كمتري به فكركردن دارند
را در زمانهايي كه احساس خستگي
بيشتري مينماييد انجامدهيد. كارهايي همچون
خواندن نامههاي كاركنان و ارتباط
صميمي با زيردستان.
7-
از
شكافهاي زماني استفادهي بهينه نماييد.
بسيار پيش ميآيد كه شما قبل از شروع يك ملاقات
و يا انجام كاري 5 تا 10 دقيقه زمان
اضافي بياوريد شما در اين زمان ميتوانيد مثلا
يك نامه تشكرآميز به يكي از مشتريان
خود بدهيد كه جزء ليست فعاليتهاي
C
شما بوده. شايد انجام اين كار به نظر
بياهميت
جلوهنمايد ولي دانستن اين نكته ضرورياست كه
حداقل يك كار از ليست شما بدين روش
پاكشدهاست.
8-
از
گوشهگير بودن خجالتنكشيد. تماسهاي تلفني
غيرضروري و غيرمنتظره و همچنين
ملاقاتكنندگاني كه قبلا وقت نگرفتهاند، ميتوانند
بهترين برنامهريزيها را نيز خراب كنند. پس
اگر شما لازم ميدانيد كه يك يا دو
ساعت در روز را به كارهايي كه به تمركز بالا
نيازدارند اختصاصبدهيد، ميتوانيد
سيستم پاسخگوي خودكار تلفن را فعالنموده و
از پذيرش ملاقاتكنندگان امتناعورزيد.
زيرا هميشه وقت براي صحبتكردن و بودن در چنين
ملاقاتهايي هست.
9- حتما از تنفسهايي بهمنظور Relaxation
و شلسازي عضلات استفادهنماييد. از آنجايي
كه هر انساني داراي نيازمنديهايمختلفي است و
هيچكس عملا نميتواند مانند يك ماشين
كاركند، پس بهتر است بهجاي كاركردن از
سپيدهدم تا غروب، يكسري تنفسهاي يك ساعته
يا نيم ساعته در كار خود برنامهريزي نمايد تا
باعثشود بتواند كار خود را با انرژي
بيشتر
و سرحالتر ادامهدهد.
10- چگونه ميتوان از صحت
برنامهريزي زماني خود مطلعشد؟ بعد از اينكه
شما برنامهريزي زماني خود را
انجامداديد، ميتوانيد به سادگي متوجهشويد
كه آيا يك برنامهريزي زماني مناسب
داشتهايد يا خير؟ و راه تشخيص آن به سادگي اين
ميباشد كه آيا در پايان روز وقت
كافي براي استراحت و تفريح داريد يا خير؟ اگر
جواب شما مثبت است پس برنامهريزي
زماني شما بسيار خوب بودهاست و اگر نه،
سعينماييد تا كارها را طوري تنظيم نماييد
كه از يكديگر فاصله زماني كمتري داشته و زودتر
پايان پذيرد.
|
بخش اول مقالات
